Bah Alors ?

Speed interview - S-A Secrétariat

05 mai 2020
de Ibrahim Berbar

Aurélie Soria est une secrétaire freelance. Elle propose du secrétariat externalisé et à la carte à tous types d’entreprises. Interview.

 

Aurélie, c'est quoi du secrétariat externalisé ?

 

En quelques mots ? C’est le rêve de tous les entrepreneurs ! Plus précisément, c’est être là quand il faut pour aider les entreprises dans leur partie administrative voire les libérer à 100 % pour qu’ils puissent exercer leur métier à temps plein. L’avantage de l’ “externalisé”, c’est l’absence de contrat (CDD, CDI...). C’est éviter le risque de l’arrêt maladie pour flemmingite aiguë, c’est ne pas payer les congés payés, etc. La secrétaire est là, on la paie. On est en vacances, on ne la paie pas. C’est aussi simple que ça. Et à côté de ça, le travail est fait parfaitement. Que demander de plus ?

 

Quelles sont les prestations auxquelles on ne pense et pas que tu proposes ?

 

Ce n’est pas le fait de ne pas y penser, c’est surtout de ne pas y réfléchir. Parce que les entrepreneurs savent ce qu’une secrétaire externalisée propose : faire ce qu’ils font à leur place. Ne nous demandez pas d’aller poser du carrelage, de vendre une maison ou de fabriquer des volets, ou alors c’est à vos risques et périls ! Mais demandez-nous d’établir vos devis, factures, de classer vos papiers, pointer vos relevés de compte, mettre en place votre dossier mensuel de comptabilité, de relancer les clients pour les retours de devis, les impayés, de gérer les dossiers sur logiciel interne, etc. Ça on sait faire, et à la perfection.

Une chose à laquelle les entrepreneurs ne pensent pas par contre, c’est à soulager leur secrétaire en poste des tâches qui la polluent, elle. Nous pouvons “ÊTRE” la secrétaire de l’entreprise, mais nous pouvons aussi “AIDER” la secrétaire, salariée de l’entreprise, en faisant du classement, de l’archivage, de la relance clients par exemple, de manière ponctuelle ou régulière. 

 

Je suis gérant d'une TPE/PME, et je déteste la paperasse et donc mes courriers, mes documents ne sont ni triés, ni traités depuis au moins trois mois. Par contre je suis sûr qu'une fois que la routine sera mise en place, il ne faut pas plus d'une heure par semaine de boulot. Tu t'occupes de ça aussi ?

 

Lors du premier rendez-vous (qui n’est pas facturé, tout comme le temps de formation), nous discutons ensemble des besoins de l’entreprise, ponctuels ou réguliers. Pour reprendre l’exemple de la question, nous estimons le temps nécessaire au classement et traitement des mois en retard et nous partons ensuite, pour les mois suivants, sur 1h /semaine dès que tout sera en place : là nous sommes sur du régulier. second cas de figure : nous traitons les mois en retard, tout est à jour et l’entrepreneur nous dit, que grâce à nous, sa comptable et lui sont ravis (sans nous jeter des fleurs!) et qu’il peut traiter maintenant son administratif seul : nous sommes sur du ponctuel. Le secrétariat « à la carte » est vraiment la définition simple et précise de notre métier. Nous aidons les entreprises à sortir la tête de l’eau, à avoir ne serait-ce que du temps pour leur famille plutôt que d’avoir le nez dans les papiers les soirs et le week-end. Nous aidons aussi les PME à grandir. Si une personne ayant recours à nos services depuis plusieurs mois nous dit «Merci beaucoup pour votre boulot, les filles. Grâce à vous j’ai pu consacrer 100 % de mon temps de travail à mon métier, trouver de nouveaux clients, répondre au plus vite aux besoins, etc. Et je peux maintenant embaucher une secrétaire à temps plein», c’est une fierté pour nous.

 

Quid des professions libérales ?

 

Globalement, nous proposons aux professions libérales tout ce qu’on peut proposer aux entreprises : gestion des dossiers, classement, archivage. Ce dont nous pouvons nous occuper en plus, pour eux, c’est de leur planning, du traitement des ordonnances, de la communication avec les organismes santé entre autres. Ici aussi, les heures de formation aux logiciels internes (car, dans ces corps de métier, il y en a forcément) sont offertes. Je suis personnellement déjà formée sur les logiciels Hellodoc, Easykiné, Medistory, j’ai été secrétaire médicale avant d’être à mon compte et je continue de travailler pour des médecins, kinés.


 

Comment ça fonctionne côté confidentialité ?

 

Le secret professionnel est en tête de liste, avec le respect mutuel bien sûr, et la bonne humeur. Il est évident qu’aucune collaboration ne peut se faire sans un minimum de confiance. Nous aurons, la plupart du temps, accès aux fichiers clients, aux dossiers financiers, aux relevés de compte. Sans respect de confidentialité, pas de travail. «Tout ce qui se passe à Vegas reste à Vegas».

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